出張旅費精算書の書き方|ひな形･書式【旅費規程.net】

　出張旅費精算書とは文字通り出張中の営業活動において発生した必要経費と、出張前に会社から支給された仮払金の精算を行なうために、経費の内訳を証明する為に提出する書類じゃ。

　出張旅費精算は、旅費規程に定める日当や宿泊代、交通費などの内訳に対して費用の精算が行われることになる。

　尚、一般的には仮払金は余裕を持って支給されるケースが多いための、多くのケースでは精算時に余った仮払金を返却する事で精算手続きを終えることになる。

　尚、出張旅費精算書に記載すべき主な項目は以下の3つじゃ。

①出張内容報告
②出張旅費の内訳
③仮払いを受けた場合の精算額

　尚、旅費規定をこれから作成する入門者の方は出張旅費の精算では領収証の提出もあるため、この3項目を準備しておけば十分と言えるじゃろう。

　ではここからは、前項までと同様に具体的な出張旅費精算書の書き方について確認していくとしよう。

　出張旅費精算書の作成を行う際も、やはり一から書類の作成を行うよりも雛形を元に自社用の出張旅費精算書を作成しておくと便利じゃろう。

　参考までに自社で使用しておる出張旅費精算書のひな形(PDF)及びテンプレート(ダウンロード)をアップしておるので確認してみると良いじゃろう。

　出張旅費精算書の①出張内容報告の書き方を確認しておくとしよう。

　この項目は前項で解説した出張内容報告書に出張の具体的な内容をまとめている為、簡易的に出張先と出張期間と、そして出張目的を記載しておけばOKじゃ。

　あくまで出張の報告概要部分であるため、この部分は簡潔に記載する点がポイントじゃ。

　続いて出張旅費精算書の②出張旅費の内訳の書き方について確認していこう。

　この内訳欄は旅費規程で定める基本的な項目を記載して金額を記入する事になっておる。

　尚、旅費規程で定める項目には主に以下の項目があるので覚えておくことじゃ。

①交通費
②宿泊代
③日当
④食事代(別途支給がある場合)

　①～③に関しては旅費規程を設ける場合は、設定すべき必須項目と言えるじゃろう。

　④の出張時の食事代に関しては、食事代の支給を行なう企業もあれば行わない企業もあるため、必ず項目を設ける必要もない。

　また、食事代に関しては日当に含まれている場合も多いので、項目を設定するかどうかは各々の会社で確認をとってから検討すると良いじゃろう。(雛形及びテンプレートでは食事代の項目を除外してあります)

　最後に出張旅費精算書の③仮払いを受けた場合の精算額の書き方について確認しておこう。

　この仮払いを受けた場合の精算額の書き方は以下の手順で行なう。

　出張旅費に関する書類の記載に関してはこの項目が最後の項目じゃ。

① 雛形の「仮払金①」の欄に、出張旅費の仮払金申請書･受領書に記載されている受領額を記入

② 雛形の「実際金②」の欄に本書の出張旅費の内訳で計算した合計額を記入

③ 上記①から②の金額を引く

　尚、出張旅費の精算書で行われる出張費用経費に関する項目は、原則として旅費規程に定められている項目のみを記載するようにすると良いじゃろう。

　例えば営業活動を行なう上でどうしても必要となる予定外の出費があり、実費部分を社員が自己負担しているようなケースがあるとする。

　この場合は、本書に雑費項目を設けてまとめて不足分の支給を受けることも可能ではあるが、厳密には旅費交通費とは科目が異る経費でもあるため、雑費関係に関しては別途領収証で精算を行なうようにするなど、しっかりと区別して処理を行なう方が理想と言えるじゃろう。

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