出張旅費の仮払金申請書･受領書の書き方|ひな形･書式【旅費規程.net】

　出張旅費の仮払金申請書とは出張を行う際に必要となるであろう経費を予め算出し、必要分の経費を事前に会社から受領するために提出する書類の事じゃ。

　また、仮払金の受領証とは、社員が仮払金を受け取った事を証明するために書類として残す為の書類であり、出張旅費の仮払い精算の場面では、仮払金申請書と受領証を1枚の書式でまとめるケースが一般的じゃ。

　尚、出張旅費の仮払金申請書･受領書に記載すべき主な項目は以下の3つじゃ。

①仮払申請内容
②仮払い金の主な内訳
③仮払の受領確認

　この3項目以外にも企業の職種などに応じて記載事項が変化するものじゃが、旅費規定をこれから作成する入門者の方はとりあえず基本的な3項目を作成しておくと良いじゃろう。

　尚、以下で紹介する雛形は申請書と受領証が一枚の書式にまとめてあるタイプとなっておるが、会社によっては別々に書類を準備しておるケースもあるので覚えておくことじゃ。

　ではここからは具体的な出張旅費の仮払金申請書･受領書の書き方について確認していくとしよう。

　仮払金申請書･受領書の作成を行う際も、前項の出張申請書同様に一から書類の作成を行うよりも雛形を元に自社用の出張申請書を作成していくと便利じゃ。

　参考までに自社で使用しておる出張旅費の仮払金申請書･受領書のひな形(PDF)及びテンプレート(ダウンロード)をアップしておるので確認してみると良いじゃろう。

　仮払金申請書兼受領書の①仮払申請内容の書き方を確認しておくとしよう。

　仮払申請内容の項目は、今回行う出張の目的を記載し、実際に仮払として請求する金額を記載する。

　この際に、仮払を受ける日時及び、出張帰社後の仮払精算予定日についても現在わかる範囲で日時を記入する必要がある。

　尚、ここに記載する日時に必ず帰社しなければいけないという訳ではない為、出張からの帰社予定日は現在わかる範囲の日程を記載しておけばOKじゃ。

　続いて出張申請書の②仮払い金の主な内訳の書き方について確認していこう。

　この内訳欄の記入に関しては出張で発生する交通費と宿泊費、また遠方の取引先等へ出張する場合はお土産等の購入費用の概算を記載しておけばOKじゃ。

　①の仮払申請内容の一番最後に記載する「仮払金額」とは、ここで計算した概算の出張旅費という訳じゃな。

　尚、実際の出張では事前に予想されていた経費以外にも突発的に発生する費用があるものじゃ。

　そのため、出張前に実際に申請した金額よりも実際の必要経費が多くかかり、個人からの持ち出しとなるケースも出てくる為、仮払金は予備費用を含めて受領するようにしておくと良いじゃろう。

　最後に仮払金の受領確認欄の書き方について確認しておこう。

　この受領確認の項目は会社から出張手当金が支給された際に、受領済みのサインを行う項目じゃ。

　会社の経理担当者が直接社員に支給する場合は、必ず受け取った際の日付と金額、そして直筆のサインを記入してもらう事が何よりも重要じゃ。

　サインを終えたら認印で良いので印鑑の捺印を行い会社で書類を保管を行なって仮払の手続きは終了じゃ。

　尚、考えにくいケースではあるのじゃが、後で金額が一桁増えていた…などといった事がないように従業員も受領書のコピーを貰っておく事が本来のマナーじゃ。

　当たり前の事ではあるが会社の金銭をやり取りする以上は口頭ではなく、全て書面に残しサインを交わすこと。

　特に長期出張を行う場合は仮払金が大きくなるケースもあるため、通帳に記載の残る振込手続きで金銭のやり取りを行うと良いじゃろう。

出張旅費規程の日当･相場はどのくらい？テンプレート書式･雛形を元に中小企業向けの旅費規程の作成方法を初心者向きにわかりやすく解説。