出張報告書の書き方|ひな形･書式【旅費規程.net】

　出張報告書とは仮払金などの精算を行う前に、直属の上司などに出張の内容や成果を報告するための書類じゃ。

　この出張報告書をしっかりまとめておくことで他の部署の社員なども企業間の繋がりや提携状況を確認しやすくなるなど会社全体としての重要な意味を持つ書類となる。

　また経営陣としては、出張時の行動内容や成果を確認し、社員の評価付の参考書類としても活用される可能性があるじゃろう。

　更に、この出張報告書は税務署の視点から見た場合は出張が実在したかどうか(いわゆるカラ出張)を確認する上でもチェックされる書類の一つでもある為、必ず作成すべき書類と言えるじゃろう。

　尚、出張報告書に記載すべき主な項目は以下の3つじゃ。

①出張報告の概要
②行動(日時･訪問先)
③報告事項

　この3項目以外にも個人的な所感を記載する欄や、今後の改善点記入欄など企業の職種などに応じて記載事項が変化するじゃろう。

　尚、旅費規定をこれから作成する入門者の方はとりあえず基本的な上記3項目を作成しておくと良いじゃろう。

　ではここからは具体的な出張報告書の書き方について確認していくとしよう。

　出張報告書の作成を行う際は、一から作成を行うよりも雛形を元に自社用の出張報告書を作成していくと便利じゃ。

　参考までに自社で使用しておる出張報告書のひな形(PDF)及びテンプレート(ダウンロード)をアップしておるので確認してみると良いじゃろう。

　出張報告書の①出張報告の概要の書き方を確認しておくとしよう。

　この項目は前項までに解説してきた内容通り、出張期間と出張訪問先、そして出張目的を記載しておけばOKじゃ。

　あくまで出張の報告概要部分であるため、簡潔に記載する点がポイントじゃ。

　尚、一番上の項目にある報告先はこの書類を提出すべき人の氏名を記載することになる。

　その為、会社員であれば一般的に直属の上司の名前を書くケースが多くなるじゃろう。

　誰に報告をしているのかを明確に記録する事も企業では重要なのじゃな。

　続いて出張報告書の②行動(日時･訪問先)の書き方について確認していこう。

　この行動欄は基本的に日程と時刻、及び訪問先を記載していくことになっておる。

　細かい営業などは次の③報告事項の欄に記載する為、この欄は時系列がわかるように簡潔に出張中の行動履歴と活動内容がわかるように記載する点がポイントじゃ。

　最後に出張報告書の③報告事項の書き方について確認しておこう。

　報告事項欄は出張の内容を総括する項目であるため、他者が書類を見ても内容が理解できるように出張内を文章にまとめる事が大切じゃ。

　尚、重要な報告部分では文章だけなく図面や資料などの準備も行うと良いじゃろう。

　例えば、販路の拡大を行なうための営業を行った場合は、訪問先企業が利用している製品や、検討中の製品の資料などを別途添付資料として用意しておく。

　これだけでも質の高い出張報告書として認められる事じゃろう。

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