出張申請書の書き方|ひな形･書式【旅費規程.net】

　出張申請書とは出張が決まった際に、出張費用の仮払いを受ける前に出張のおおまかな概要を記載し提出する書類じゃ。

　尚、出張申請書に記載すべき主な項目は以下の3つじゃ。

①出張内容
②出張期間
③出張期間中のスケジュール予定

　この3項目以外にも企業の職種などに応じて記載事項が変化するものじゃが、旅費規定をこれから作成する入門者の方はとりあえず基本的な3項目を作成しておくと良いじゃろう。

　ではここからは具体的な出張申請書の書き方について確認していくとしよう。

　出張申請書の作成を行う際は、一から作成を行うよりも雛形を元に自社用の出張申請書を作成していくと便利じゃ。

　参考までに自社で使用しておる出張申請書のひな形(PDF)及びテンプレート(ダウンロード)をアップしておるので確認してみると良いじゃろう。

　出張申請書の①出張内容の書き方を確認しておくとしよう。

　出張内容は営業職であれば販売販路の拡大に関する交渉や自社製品･自社システムのプレゼン、技術職であれば製品の修理やクレームの対応など、各企業の営業形態によって様々な出張内容があるものじゃ。

　①の出張内容の項目では出張先と出張期間(日帰りでも記載する)、そして出張の目的を簡潔にまとめて記載する点がポイントじゃ。

　続いて出張申請書の②出張期間の書き方について確認していこう。

　出張期間は出張の出発日と出発時刻、そして帰着日と帰着予定時刻を記載するだけじゃ。

　出発時刻や帰着時刻を記載する目的は、会社によって旅費規定によって別途加算支給項目を設定しておる場合があるためじゃ。

　例えば、朝5時に家を出なければ出張先に間に合わないような場合で考えてみるとしよう。

　普段であれば7時に家を出れば会社の始業時刻に間に合う場合、出張時は移動中ではあるものの、いつもより2時間早く出社している(もしくは2時間拘束時間が長い)と考える事も可能じゃ。

　その為、始業時間よりも◯時間前に出発時刻を迎える場合は日当を1000円プラスするなどの規定が設置されておる場合があるのじゃな。

　尚、これは帰着時間に関しても同様じゃ。

　最後に出張申請書の③出張期間中のスケジュール予定の書き方について確認しておこう。

　スケジュール及び予定に関する項目は、予め出張を予定している日程と訪問先、そして訪問先の連絡先を記載するのが基本じゃ。

　連絡先に関しては、担当者に連絡がつかない場合や不慮の事態に備えて必ず項目を設置し連絡先を記入させるようにしておく事が大切じゃ。

　役員や管理職以上の社員は、担当者の出張中の行動を把握しておくことは当然の責務でもあるため出張申請書は所属部署の上司が目を通し捺印する仕組みを整えておくと良いじゃろう。

出張旅費規程の日当･相場はどのくらい？テンプレート書式･雛形を元に中小企業向けの旅費規程の作成方法を初心者向きにわかりやすく解説。